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Ergänzungs-AVV für den LoyJoy Phone Agent

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Änderungshistorie (1 Eintrag)
  • 06.05.2026 Erstveröffentlichung des Ergänzungs-AVV für den LoyJoy Phone Agent.

Hinweis: Dieses Dokument ist eine Ergänzungsvereinbarung zum bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen dem Auftraggeber und der LoyJoy GmbH. Es ersetzt den AVV nicht, sondern ergänzt ihn um die spezifischen Regelungen für den Einsatz des LoyJoy Phone Agents. Voraussetzung für diese Ergänzungsvereinbarung ist ein gültiger, bereits unterzeichneter AVV mit der LoyJoy GmbH.

Zwischen

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– nachfolgend „Auftraggeber” –

und

LoyJoy GmbH
Kapuzinerstraße 20
48149 Münster
E-Mail: privacy@loyjoy.com

– nachfolgend „Auftragnehmer” –

§ 1 Gegenstand der Ergänzungsvereinbarung

Diese Ergänzungsvereinbarung regelt ergänzend zum bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) die datenschutzrechtlichen Anforderungen bei der Nutzung des LoyJoy Phone Agents durch den Auftraggeber. Der Phone Agent ermöglicht KI-gestützte Telefonkommunikation zwischen dem System des Auftraggebers und dessen Anrufern (Endnutzern).

Die Bestimmungen des bestehenden AVV gelten unverändert fort, soweit diese Ergänzungsvereinbarung keine abweichenden oder ergänzenden Regelungen trifft.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung

Der Auftragnehmer verarbeitet im Rahmen des Phone Agents personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

  1. Entgegennahme und Verarbeitung eingehender Anrufe
  2. Echtzeit-Transkription gesprochener Spracheingaben
  3. Generierung und Ausgabe synthetischer Sprachantworten (Speech-to-Speech)
  4. Steuerung der Gesprächslogik auf Basis von Prompts
  5. Weiterleitung von Anrufern an menschliche Bearbeitung oder externe Systeme
  6. Speicherung von Gesprächstranskripten zur Nachvollziehbarkeit
  7. Speicherung von Gesprächsaufzeichnungen
  8. Bereitstellung von Analyse- und Auswertungsfunktionen für den Auftraggeber

§ 3 Arten personenbezogener Daten

Im Rahmen des Phone Agents werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

  1. Telefonnummer des Anrufers
  2. Anrufdatum und -uhrzeit sowie Gesprächsdauer
  3. Gesprochene Spracheingaben (Audiodaten, transient)
  4. Transkripte der gesprochenen Eingaben und generierten Antworten
  5. Gesprächsaufzeichnungen
  6. Im Gespräch genannte inhaltliche Angaben (z. B. Name, Anliegen, Vertragsnummer)
  7. Systemgenerierte Gesprächs- und Sitzungskennungen
  8. Weiterleitungsinformationen (Zielrufnummer, Zeitpunkt)
  9. Konfigurierte Metadaten des Auftraggeber-Prozesses

Der Audiostream (Spracheingabe) wird durch den Auftragnehmer nicht dauerhaft gespeichert. Die Echtzeit-Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Transkription. Gesprächsaufzeichnungen werden nur gespeichert, wenn der Auftraggeber diese Funktion in der Plattform aktiv konfiguriert hat.

§ 4 Kategorien betroffener Personen

Betroffene Personen im Sinne dieser Ergänzungsvereinbarung sind:

  1. Anrufer (Endnutzer des Auftraggebers), die den Phone Agent kontaktieren
  2. Personen, die im Gespräch namentlich genannt werden
  3. Mitarbeiter oder Auftragnehmer des Auftraggebers, die als Weiterleitziele konfiguriert sind
  4. Vertreter des Auftraggebers, die den Phone Agent konfigurieren oder administrieren
  5. Testnutzer bei der Einrichtung und Erprobung des Phone Agents

§ 5 Löschung und Speicherdauer

Transkripte und Gesprächsaufzeichnungen werden standardmäßig nach 30 Tagen automatisiert gelöscht. Der Auftraggeber kann abweichende Speicherfristen im Rahmen der konfigurierbaren Plattformeinstellungen festlegen.

Audiostreams werden nicht dauerhaft gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Echtzeit zur Transkription.

Telefonie-Metadaten (Anrufzeitpunkt, Dauer, Rufnummer) unterliegen den im bestehenden AVV festgelegten Speicherfristen.

Nach Vertragsende werden alle verbleibenden personenbezogenen Daten gemäß den Regelungen des bestehenden AVV gelöscht.

§ 6 Unterauftragsverarbeiter

Für den Betrieb des Phone Agents setzt der Auftragnehmer folgende Unterauftragsverarbeiter ein:

easybell GmbH, Shaped by easybell GmbH, Moysesgasse 1, 10179 Berlin, Deutschland
Zweck: Bereitstellung der Telefonieinfrastruktur (SIP-Trunking, Rufnummernverwaltung)
Serverstandort: Deutschland / EU

Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Limited), One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland
Zweck: Speech-to-Speech-Verarbeitung (Echtzeit-Transkription und Sprachsynthese)
Serverstandort: Global (Azure OpenAI Services); derzeit keine ausschließliche EU-Verfügbarkeit für diesen Dienst

Der Auftraggeber stimmt dem Einsatz dieser Unterauftragsverarbeiter mit Unterzeichnung dieser Ergänzungsvereinbarung zu. Änderungen am Kreis der Unterauftragsverarbeiter werden dem Auftraggeber gemäß den Regelungen des bestehenden AVV mitgeteilt.

§ 7 Drittlandübermittlungen

Die Echtzeit-Verarbeitung von Sprachdaten (Transkription und Sprachsynthese) erfolgt über Microsoft Azure OpenAI Services. Diese Verarbeitung kann außerhalb der EU/EWR stattfinden, da der zugrunde liegende Azure-Dienst derzeit nicht als reine EU-Region verfügbar ist.

Die Übermittlung in Drittländer erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie der Zertifizierung von Microsoft gemäß dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF). Der Auftraggeber nimmt dies zur Kenntnis und stimmt der Übermittlung zu.

Alle übrigen Datenverarbeitungen im Rahmen des Phone Agents erfolgen ausschließlich innerhalb der EU/EWR.

§ 8 Technische und organisatorische Maßnahmen

Ergänzend zu den im bestehenden AVV beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) gelten für den Phone Agent folgende spezifische Maßnahmen:

  1. Verschlüsselte Übertragung: Alle Audiodaten und Metadaten werden ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen (TLS) übertragen.
  2. Kein dauerhaftes Speichern von Audiostreams: Spracheingaben werden ausschließlich in Echtzeit verarbeitet und nicht als Rohdaten gespeichert.
  3. Mandantenspezifische Trennung: Transkripte und Gesprächsaufzeichnungen werden mandantenspezifisch getrennt verarbeitet und gespeichert.
  4. Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Zugriff auf gespeicherte Transkripte und Aufzeichnungen erfolgt ausschließlich im Rahmen des mandantenspezifischen Rollen- und Berechtigungskonzepts des LoyJoy Managers.
  5. Konfigurierbare Löschfristen: Standardmäßige Löschung nach 30 Tagen; Auftraggeber können abweichende Fristen konfigurieren.
  6. Protokollierung: Zugriffe auf Transkripte und Aufzeichnungen sowie Konfigurationsänderungen werden protokolliert.
  7. Kein KI-Training mit Nutzerdaten: Die verarbeiteten Sprach- und Transkriptdaten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.

§ 9 Transparenz gegenüber Anrufern

Der Auftragnehmer stellt eine konfigurierbare Standard-Begrüßung bereit, die Anrufer zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass sie mit einem KI-System interagieren und dass das Gespräch vorübergehend gespeichert wird.

Der Auftraggeber ist verantwortlich dafür, dass die eingesetzte Begrüßung den geltenden gesetzlichen Anforderungen (insbesondere Art. 50 EU AI Act sowie § 13 UWG) entspricht. Sofern der Auftraggeber die Standard-Begrüßung anpasst oder entfernt, trägt er allein die Verantwortung für die rechtliche Bewertung der abweichenden Gestaltung.

Bei Aktivierung der Gesprächsaufzeichnung ist der Auftraggeber zusätzlich verpflichtet zu prüfen, ob und in welcher Form ein gesonderter Hinweis oder eine Einwilligung der Anrufer für die Aufzeichnung erforderlich ist.

§ 10 Schlussbestimmungen

Diese Ergänzungsvereinbarung tritt mit Unterzeichnung durch beide Parteien in Kraft und gilt für die Dauer der Nutzung des LoyJoy Phone Agents durch den Auftraggeber.

Im Übrigen gelten die Regelungen des bestehenden AVV unverändert fort. Bei Widersprüchen zwischen dieser Ergänzungsvereinbarung und dem bestehenden AVV geht diese Ergänzungsvereinbarung vor, soweit sie spezifische Regelungen für den Phone Agent trifft.

Änderungen dieser Ergänzungsvereinbarung bedürfen der Schriftform.

§ 11 Unterschriften

_______________________, den ____________

Auftraggeber

___________________________________
Unterschrift, Name, Funktion

Münster, den ____________

LoyJoy GmbH

___________________________________
Unterschrift, Name, Funktion