Datenportabilität und Exit nach EU Data Act

Änderungshistorie (1 Eintrag)

• 08.09.2026Version 1.0 erstmals veröffentlicht. Vertragsregelungen und Datenformat-Register für Wechsel und Exit ergänzt.

Version 1.0, Stand: 08.09.2026

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Regelungen beschreiben die Rechte des Kunden und die Pflichten der LoyJoy GmbH, Kapuzinerstraße 20, 48149 Münster, Deutschland, nachfolgend „ANBIETER“, bei einem Wechsel von der LoyJoy Platform zu einem anderen Datenverarbeitungsdienst oder zu einer eigenen IT-Infrastruktur. Sie dienen zugleich als aktuelles Online-Register der exportierbaren Datenstrukturen und Datenformate.

Die Regelungen gelten, wenn sie bei Vertragsschluss oder später ausdrücklich in den Vertrag einbezogen werden. Maßgeblich ist die einbezogene Fassung. Änderungen dieser Webseite ändern bestehende Verträge nicht automatisch. Individualvereinbarungen gehen vor, soweit zwingende Vorschriften der Verordnung (EU) 2023/2854, nachfolgend „Data Act“, dem nicht entgegenstehen.

Für eine nicht produktive Test- und Evaluierungsumgebung, die nur für einen begrenzten Zeitraum bereitgestellt wird, gelten die Ausnahmen nach Art. 31 Abs. 2 Data Act.

2. Einleitung des Wechsels

Der Kunde kann dem ANBIETER in Textform mitteilen, dass er bei Vertragsbeendigung

1. zu einem Datenverarbeitungsdienst eines anderen Anbieters wechseln,
2. seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte in eine eigene IT-Infrastruktur übertragen oder
3. seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte löschen lassen möchte.

Die Mitteilung ist an contact@loyjoy.com oder die im Vertrag bezeichnete Kontaktstelle zu richten. Sie muss die betroffenen Mandanten und Dienste, die gewählte Maßnahme sowie bei einem Anbieterwechsel die erforderlichen Angaben zum Zielanbieter enthalten. Die Ankündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels beträgt zwei Monate.

Der Kunde, der ANBIETER und ein gegebenenfalls beauftragter Zielanbieter wirken nach Treu und Glauben zusammen. Der Kunde stellt rechtzeitig die erforderlichen Informationen, Entscheidungen, Berechtigungen und technischen Zielzugänge bereit.

3. Übergangszeitraum und Unterstützung

Nach Ablauf der Ankündigungsfrist beträgt der Übergangszeitraum höchstens 30 Kalendertage. Während dieses Zeitraums bleibt der Vertrag anwendbar. Der ANBIETER

1. unterstützt den Kunden und von ihm autorisierte Dritte im erforderlichen und angemessenen Umfang;
2. unterstützt die Exit-Strategie durch Bereitstellung der für den Wechsel relevanten Informationen;
3. führt die vereinbarten Funktionen und Dienste mit der gebotenen Sorgfalt fort;
4. informiert über ihm bekannte Risiken für die Dienstekontinuität; und
5. wahrt ein hohes Sicherheitsniveau für den Dienst, die Übertragung und den anschließenden Abrufzeitraum.

Ist der Wechsel innerhalb von 30 Kalendertagen aus technischen Gründen nicht durchführbar, informiert der ANBIETER den Kunden innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Eingang des Wechselverlangens. Der ANBIETER begründet die technische Undurchführbarkeit und nennt einen alternativen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten. Die Dienstekontinuität bleibt während dieses Zeitraums gewährleistet.

Der Kunde darf den Übergangszeitraum einmal um einen von ihm für seine Zwecke als angemessen bestimmten Zeitraum verlängern. Er teilt die Verlängerung vor oder während des Übergangszeitraums in Textform mit.

4. Vertragsbeendigung, Abruf und Löschung

Bei einem Anbieterwechsel oder einer Übertragung in die eigene IT-Infrastruktur gilt der Vertrag mit erfolgreichem Abschluss des Wechsels als beendet. Wählt der Kunde ausschließlich die Löschung, gilt der Vertrag mit Ablauf der Ankündigungsfrist als beendet. Der ANBIETER informiert den Kunden über die jeweilige Vertragsbeendigung.

Nach Ende des vereinbarten Übergangszeitraums kann der Kunde seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte mindestens 30 Kalendertage lang abrufen. Eine längere Abruffrist kann vereinbart werden. Nach Ablauf der Abruffrist oder einer später vereinbarten Frist löscht der ANBIETER alle unmittelbar vom Kunden erzeugten oder unmittelbar auf ihn bezogenen exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte einschließlich bestehender Kopien. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Daten in Sicherungskopien werden spätestens mit Ablauf des dokumentierten Sicherungszyklus vollständig gelöscht und bis dahin nicht zu anderen Zwecken verarbeitet.

Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gilt für personenbezogene Daten bis zu deren vollständiger Rückgabe oder Löschung fort.

5. Exportierbare Daten und digitale Vermögenswerte

Exportierbar sind die folgenden Kategorien von Eingabe- und Ausgabedaten einschließlich der zu ihrer Nutzung erforderlichen Metadaten, soweit sie im jeweiligen Mandanten vorhanden sind:

Kategorie	Inhalt	Datenstruktur und Format
Kundeninhalte und Wissensquellen	Vom Kunden bereitgestellte Texte, Dokumente, Dateien, Wissensartikel und Produktdaten	Originalformat, soweit gespeichert; ergänzend CSV oder JSON für strukturierte Inhalte
Konfigurationen und Prozesse	Mandantenbezogene Einstellungen, Prozessdefinitionen, Anweisungen, Prompts, Dialogtexte, Variablen- und Tool-Konfigurationen	JSON; Prozessmodelle zusätzlich XML nach BPMN 2.0, soweit als BPMN-Prozess angelegt
Interaktions- und Formulardaten	Konversationen, Nachrichten, erfasste Formulardaten, Prozessvariablen, Einwilligungsnachweise und zugehörige Zeitstempel	CSV oder JSON, UTF-8
Telefoniedaten	Gespeicherte Transkripte, Gesprächsaufzeichnungen und mandantenbezogene Telefonie-Metadaten	Transkripte und Metadaten als CSV oder JSON; Aufzeichnungen in dem gespeicherten, branchenüblichen Audioformat
Analyse- und Nutzungsdaten	Mandantenbezogene Auswertungsdaten, die durch die Nutzung der LoyJoy Platform erzeugt wurden	CSV oder JSON, UTF-8
Nutzer-, Rollen- und Protokolldaten	Mandantenbezogene Nutzer, Rollenzuordnungen sowie für den Kunden bestimmte Aktivitäts- und Sicherheitsprotokolle	CSV oder JSON, UTF-8

Die konkret verfügbaren Felder richten sich nach den vom Kunden genutzten Funktionen, seiner Konfiguration, den festgelegten Löschfristen und der einbezogenen Leistungsbeschreibung. Personenbezogene Daten dürfen nur unter Beachtung der DSGVO und der Weisungen des datenschutzrechtlich Verantwortlichen übertragen werden.

6. Nicht exportierbare Kategorien

Nicht exportierbar sind ausschließlich folgende Kategorien, soweit sie nicht zugleich unmittelbar vom Kunden erzeugte oder unmittelbar auf ihn bezogene exportierbare Daten enthalten:

1. Quellcode, ausführbare Software, interne Dienste und Architektur der LoyJoy Platform;
2. Modellgewichte, proprietäre Algorithmen und allgemeine Prompt-, Sicherheits- oder Orchestrierungsbestandteile des ANBIETERS oder Dritter;
3. systemweite Betriebs-, Sicherheits-, Missbrauchserkennungs- und Telemetriedaten, deren Offenlegung die Sicherheit oder Integrität der LoyJoy Platform gefährden oder Geschäftsgeheimnisse offenlegen würde;
4. interne Entwicklungs-, Test-, Support- und Verwaltungsdaten des ANBIETERS;
5. Daten und digitale Vermögenswerte Dritter, soweit Rechte Dritter eine Übertragung ausschließen.

Passwörter, private Schlüssel, API-Schlüssel und andere Geheimnisse werden nicht im Klartext exportiert. Der Kunde muss sie im Zielsystem neu hinterlegen. Diese Ausnahmen dürfen den Wechsel nicht behindern oder verzögern.

7. Verfahren, Schnittstellen und technische Grenzen

Der Kunde kann vorhandene Exportfunktionen der LoyJoy Platform nutzen oder einen vollständigen Wechsel-Export über die in Ziffer 2 genannte Kontaktstelle anfordern. Der ANBIETER stellt die für Datenportabilität und Interoperabilität vorgesehenen dokumentierten Schnittstellen und Exportfunktionen dem Kunden und dem von ihm benannten Zielanbieter in gleichem Umfang und unentgeltlich zur Verfügung.

Die Exportdateien werden in den in Ziffer 5 genannten strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Formaten bereitgestellt. Wo eine dokumentierte Programmierschnittstelle für die betreffende Datenkategorie verfügbar ist, kann sie nach den veröffentlichten technischen Vorgaben genutzt werden. Maßgeblich sind insbesondere CSV nach RFC 4180, JSON nach RFC 8259 und XML-Prozessmodelle nach BPMN 2.0. Die Daten werden über authentifizierte und transportverschlüsselte Verbindungen oder einen entsprechend geschützten Download bereitgestellt.

Bekannte technische Grenzen sind:

1. Der Zielanbieter muss Datenmodelle, Prozesse, Integrationen und Berechtigungen gegebenenfalls auf seine eigene Architektur abbilden.
2. Funktionale Gleichwertigkeit mit einem anderen Softwaredienst wird nicht geschuldet.
3. Verknüpfungen zu externen Systemen setzen deren Mitwirkung, gültige Berechtigungen und kompatible Schnittstellen voraus.
4. Bereits nach den vom Kunden festgelegten Löschfristen gelöschte Daten können nicht exportiert werden.
5. Die in Ziffer 6 genannten Bestandteile werden nicht übertragen.

8. Entgelte und fortbestehende Zahlungspflichten

Der ANBIETER erhebt keine Wechsel- oder Datenausgangsentgelte für die nach diesen Regelungen erforderlichen Standardmaßnahmen. Zusätzliche Beratungs-, Migrations- oder Entwicklungsleistungen, die über die gesetzlichen Wechselpflichten hinausgehen und vom Kunden beauftragt werden, werden nur auf Grundlage eines gesonderten Angebots vergütet.

Die regulären Nutzungsentgelte und die Mindestvertragslaufzeit ergeben sich aus dem Angebot, hilfsweise aus der bei Vertragsschluss geltenden Preisliste. Die vereinbarten Nutzungsentgelte fallen während des Übergangszeitraums weiter an. Bei einem Wechsel vor Ablauf einer vereinbarten Mindestvertragslaufzeit bleiben die bis zu deren Ende vereinbarten Entgelte geschuldet, soweit nicht im Angebot etwas anderes vereinbart ist. Eine zusätzliche Vorfälligkeits- oder Wechselentschädigung wird nicht erhoben.

9. Internationale Zugriffe und Übermittlungen

Die zentrale Infrastruktur der LoyJoy Platform unterliegt der Rechtsordnung Deutschlands und weiterer Mitgliedstaaten der Europäischen Union, in denen die vertraglich eingesetzte Infrastruktur betrieben wird. Je nach gewähltem Dienst und kundenseitiger Konfiguration können weitere Anbieter und Rechtsordnungen betroffen sein.

Aktuelle Angaben zu Standorten, eingesetzten Dienstleistern und Maßnahmen gegen rechtswidrige internationale staatliche Zugriffe oder Übermittlungen finden sich in den Dokumenten IT-Sicherheitsmaßnahmen, Technische und organisatorische Maßnahmen und Liste der Auftragsverarbeiter. Zu den Maßnahmen gehören insbesondere Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Mandantentrennung, Datenminimierung, vertragliche Schutzmechanismen und die rechtliche Prüfung behördlicher Herausgabeverlangen.

10. Verhältnis zu anderen Vertragsunterlagen

Bei Widersprüchen gehen Individualvereinbarungen vor. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten geht die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vor. Im Übrigen gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die einbezogene Leistungsbeschreibung ergänzend.