Hilfestellung zur Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO für den Einsatz der LoyJoy Plattform

Dieses Dokument dient dem Kunden (Verantwortlicher im Sinne der DSGVO) als Grundlage zur Durchführung einer eigenen Datenschutzfolgenabschätzung bei der Einführung der LoyJoy Plattform. LoyJoy (Auftragsverarbeiter) stellt hierfür transparent alle relevanten Informationen zur technischen Architektur, Datenverarbeitung und Risikominimierung zur Verfügung.

1. Systemarchitektur und Hosting

Infrastruktur: Die Kern-Plattform von LoyJoy wird ausschließlich auf Servern in der EU gehostet.

Serverstandort: Das Hosting erfolgt ausschließlich an Standorten innerhalb der Europäischen Union (EU). Es findet kein Transfer der Kern-Datenbanken in unsichere Drittstaaten statt.

Datensicherheit: Alle Daten werden sowohl bei der Übertragung (in transit) als auch bei der Speicherung (at rest) nach aktuellen Branchenstandards verschlüsselt. Weitere Details hierzu finden sich in unseren Technischen und Organisatorischen Maßnahmen (TOMs).

2. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (LLMs) & Sub-Dienstleistern

LoyJoy setzt für die intelligente Dialogführung modernste KI-Modelle ein (unter anderem über Microsoft Azure OpenAI, Mistral, Nebius).

Vertraglicher Ausschluss von KI-Training: Dies ist ein zentraler Baustein unserer Datenschutzstrategie. Es ist vertraglich strikt ausgeschlossen, dass die Eingabedaten (Prompts) der Endnutzer genutzt werden, um die zugrundeliegenden KI-Basis-Modelle (z. B. von OpenAI) weiterzutrainieren oder zu verbessern.

Zweckbindung: Die Datenübermittlung an die KI-Schnittstellen erfolgt ausschließlich in Echtzeit zur Generierung der jeweiligen Chat-Antwort (Zweckerfüllung).

3. Risikominimierung bei offenen Texteingaben

Beim Einsatz von Chatbots mit Freitextfeldern besteht grundsätzlich das Risiko, dass Nutzer unaufgefordert sensible Daten (z. B. Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, Kontodaten) eingeben. LoyJoy begegnet diesem Risiko primär durch organisatorische und konzeptionelle Maßnahmen:

Dialogführung: Der Chatbot wird so konzipiert, dass er gezielt nur die für den Prozess notwendigen Daten abfragt (Prinzip der Datenminimierung).

Nutzerführung: Kunden wird empfohlen, im Chat-UI oder vor Start des Chats einen kurzen, gut sichtbaren Hinweis zu platzieren, dass Nutzer keine sensiblen personenbezogenen Daten in das Freitextfeld eingeben sollen.

4. Datenlebenszyklus und Betroffenenrechte (Art. 17 DSGVO)

Standardmäßige Speicherfristen: Zur Umsetzung des Prinzips der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) werden Chat-Protokolle bei LoyJoy standardmäßig nach 30 Tagen automatisiert gelöscht oder vollständig anonymisiert. Sitzungsdaten sind zudem flexibel konfigurierbar (z. B. 30 Minuten bis 14 Tage).

Umsetzung von Löschbegehren: Macht ein Endnutzer vor Ablauf dieser 30 Tage sein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) geltend, unterstützt LoyJoy den Kunden bei der Umsetzung. Sofern personenbezogene Daten in der Datenbank erfasst wurden (z. B. bei einer Registrierung oder Lead-Erfassung), dient die E-Mail-Adresse als eindeutiger Schlüssel. Anhand dieser Kennung können die entsprechenden Chat-Protokolle des Nutzers im Backend manuell recherchiert und zielgerichtet gelöscht werden.

5. Zusammenfassende Risikobewertung

Durch das EU-basierte, verschlüsselte Hosting, den strikten Ausschluss des KI-Modelltrainings mit Nutzerdaten und die sehr kurzen, automatisierten Löschfristen (30 Tage) sind die technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen bei LoyJoy auf einem sehr hohen Niveau. Das Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen wird bei bestimmungsgemäßem Einsatz der Plattform maßgeblich minimiert.