Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)

Zwischen

______________________________
______________________________
______________________________
______________________________

–Auftraggeber–

und

LoyJoy GmbH
Kapuzinerstraße 20
48149 Münster

–Auftragnehmer–

über Auftragsverarbeitung i. S. d. Art. 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Präambel

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die Cloud‑Plattform „LoyJoy“ in ihrer jeweils aktuellen Fassung zur Nutzung von Chatbots, Live-Chats und AI Agents (einschließlich generativer KI‑Funktionen) zur Interaktion mit den Kunden des Auftraggebers zur Verfügung.

Mit dieser Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung („AVV“) werden die hieraus resultierenden datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Parteien geregelt.

Diese AVV gilt ergänzend zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der LoyJoy GmbH.

§ 1 Gegenstand, Dauer und Spezifizierung der Auftragsverarbeitung

Aus diesem Vertrag ergeben sich Gegenstand und Dauer des Auftrags sowie Art und Zweck der Verarbeitung. Im Einzelnen sind insbesondere die folgenden Daten Bestandteil der Datenverarbeitung (bitte Unzutreffendes streichern und ggf. weitere Daten ergänzen):

Art der Daten	Art und Zweck der Datenverarbeitung	Kategorien betroffener Personen
IP-Adressen, E-Mail-Adressen, Vorname, Nachname, Telefondaten, Postanschrift, Protokolle von Chats mit einem Chatbot und Live-Chat des Auftraggebers	Chatbot bzw. KI-Agent basierend auf generativer KI sowie Live-Chat zur Beratung zu Produkten und Dienstleistungen des Auftraggebers, Einholen von Werbeeinwilligungen, Durchführen von Befragungen, Gewinnspielen, Registrierungsprozessen, Weiterleitung von Kundenanfragen, Bearbeiten von Reklamationsanfragen	Kunden, Interessenten, Webseitenbesucher, Mitarbeiter

Je nach Prozess und Datenbank hat der Auftraggeber die Möglichkeit, die Löschfristen zu konfigurieren, mit Löschfristen zwischen 7 und 720 Tagen. Eine Übersicht der Prozesse und Datenbanken ergibt sich aus dem Dokument “Datenschutz”.
Der Auftraggeber kann auf Wunsch einzelne Datenbanken abschalten lassen, soweit diese nicht benötigt werden.
Die Laufzeit dieser Vereinbarung richtet sich nach der Laufzeit des gebuchten LoyJoy Plattform-Tarifs, sofern sich aus den Bestimmungen dieser Vereinbarung nicht darüber hinausgehende Verpflichtungen ergeben.

§ 2 Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit

Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die in der Leistungsbeschreibung konkretisiert sind. Der Auftraggeber ist im Rahmen dieses Vertrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich (»Verantwortlicher« im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO).
Die Weisungen werden mit Abschluss eines LoyJoy Cloud-Tarifs vom Auftraggeber erteilt und können danach in Textform an die vom Auftragnehmer bezeichnete Stelle durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Mündliche Weisungen sind unverzüglich in Textform zu bestätigen und zu dokumentieren.

§ 3 Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten, außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 a) DS-GVO vor. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Der Auftragnehmer darf in diesem Fall die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich gem. Art. 28 DS-GVO, in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 32 DS-GVO) genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen. Die konkreten technischen und organisatorischen Maßnahmen sind als Anlage 1 dieser Vereinbarung beigefügt. Der Auftraggeber trägt die Verantwortung dafür, dass diese für die Risiken der zu verarbeitenden Daten ein angemessenes Schutzniveau bieten.
Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei jedoch sichergestellt sein muss, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffenen Personen gem. Kapitel III der DS-GVO sowie bei der Einhaltung der in Art. 32 bis 36 DS-GVO genannten Pflichten.
Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter und anderen für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisung zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des gebuchten LoyJoy Cloud-Tarifs fort.
Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden.
Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen und spricht sich hierzu unverzüglich mit dem Auftraggeber ab.
Der Auftragnehmer nennt dem Auftraggeber einen Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen.
Der Auftragnehmer gewährleistet, ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen (Art. 32 Abs. 1 lit. d) DS-GVO).
Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Weisung durch den Verantwortlichen – spätestens mit Beendigung des Hauptvertrags – löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung dieser personenbezogenen Daten besteht.
Nach Ablauf des gebuchten LoyJoy Cloud-Tarifs kann der Auftraggeber die Übergabe der vertragsgegenständlichen Daten verlangen. Vergütung und Schutzmaßnahmen hierzu sind gesondert zu vereinbaren, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart.
Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, verpflichtet sich der Auftragnehmer, den Auftraggeber bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen.
Die Verarbeitung der Auftraggeberdaten findet ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 bis 49 DS-GVO erfüllt sind.

§ 4 Pflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.
Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, gilt § 3 Abs. 10 entsprechend.
Der Auftraggeber nennt dem Auftragnehmer den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen.

§ 5 Anfragen betroffener Personen

Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung, Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Weisung. Der Auftragnehmer haftet nicht, wenn das Ersuchen der betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht beantwortet wird.

§ 6 Nachweismöglichkeiten

Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten mit geeigneten Mitteln nach.
Sollten im Einzelfall Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von diesem beauftragten Prüfer erforderlich sein, werden diese zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs nach Anmeldung unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit durchgeführt. Der Auftragnehmer darf diese von der vorherigen Anmeldung mit angemessener Vorlaufzeit und von der Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung hinsichtlich der Daten anderer Kunden und der eingerichteten technischen und organisatorischen Maßnahmen abhängig machen. Sollte der durch den Auftraggeber beauftragte Prüfer in einem Wettbewerbsverhältnis zu dem Auftragnehmer stehen, hat der Auftragnehmer gegen diesen ein Einspruchsrecht.
Der Aufwand einer Inspektion ist für den Auftragnehmer grundsätzlich auf einen Tag pro Kalenderjahr begrenzt.
Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige hoheitliche Aufsichtsbehörde des Auftraggebers eine Inspektion vornehmen, gilt grundsätzlich Absatz 2 entsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt, bei der ein Verstoß nach dem Strafgesetzbuch strafbewehrt ist.

§ 7 Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)

Der Einsatz von Subunternehmern als weiteren Auftragsverarbeiter ist nur zulässig, wenn der Auftraggeber vorher zugestimmt hat. Die Zustimmung darf nicht ohne wichtigen datenschutzrechtlichen Grund verweigert werden. Als Unterauftragsverhältnisse sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragsverarbeiter in Anspruch nimmt, z.B. Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Reinigungsleistungen oder Bewachungsdienstleistungen. Wartungs- und Prüfleistungen stellen dann ein Unterauftragsverhältnis dar, wenn sie für IT-Systeme erbracht werden, die im Zusammenhang mit einer Leistung des Auftragsverarbeiter nach diesem Vertrag stehen.
Ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis liegt vor, wenn der Auftragnehmer weitere Auftragnehmer mit der ganzen oder einer Teilleistung der im Vertrag vereinbarten Leistung beauftragt. Der Auftragnehmer wird mit diesen Dritten im erforderlichen Umfang Vereinbarungen treffen, um angemessene Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten.
Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an Subunternehmer, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem Vertrag dem Subunternehmer zu übertragen.

§ 8 Informationspflichten

Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als “Verantwortlicher” im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung liegen.

§ 9 Haftung und Schadensersatz

Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffenen Personen entsprechend der in Art. 82 DS-GVO getroffenen Regelung.

§ 10 Schlussvorschriften

Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – bedürfen einer Vereinbarung in Textform, und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.
Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Vereinbarung zum Datenschutz den Regelungen eines ggf. vorhandenen Hauptvertrages vor. Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht.
Es gilt deutsches Recht.

LoyJoy GmbH – Auftragnehmer –

Ort, Datum: ________________________ Unterschrift: ______________________

Auftraggeber

Ort, Datum: ________________________ Unterschrift: ______________________

Anlage 1

Zu diesem AVV gehört eine Anlage mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DS-GVO.

Anlage 2

Zu diesem AVV gehört eine Anlage mit den Auftragsverarbeitern der LoyJoy GmbH.